リッキー 新型コロナウイルスの影響で、準備なくテレワークかした弊社。前回はテレワークのメリットとデメリットという題目で感じたことを記事にしました。
今回はその「デメリット」を最小限にするために会社で取り入れたことを紹介します。まだまだ取り入れるべきことはあるとは思うのですが、テレワーク開始時よりは悩んでいたことがいくつか解消され、作業効率もアップしているのでご参考になれば幸いです！
zoom朝礼を行う
まずひとつめは朝の30分の「zoom朝礼」です。
恥ずかしながら、会社がかなり小規模というのもあり、対面の時はかしこまって「朝礼」的なことはしていなかったのですが、テレワークを機に取り入れました。
ここで共有することは、
- 全体スケジュールの確認
- 今日1日の作業予定
- 意気込み的な？こと言ったり雑談（笑）
です。
スケジュール確認
日々細かなスケジュールの引き直し作業が発生するデザイン・制作業界。対面ワークのときは、その都度確認して調整していたのですが、テレワークになるとこれがまた大変。なのでこの朝礼の時点で最新のスケジュールを共有します。
今日の作業予定を共有
各スタッフの1日の作業予定を共有します。
「今日は〇〇と、〇〇と、〇〇をここまで完了させます！」
と、あえて朝に宣言してもらいます。
雑談
あとは残り時間で雑談です。昨日あったこととか、気づいたこととか、好きな音楽の話とかw
今日は調子よさそうだから、絶対こうする！的な意気込みも聞けたりしますね。
zoom朝礼の効果
前回の記事で書いた「コミュニケーションがなくなる」という部分が、ほんのちょっとだけ解消されます。
画面越しとはいえ、やっぱり朝は顔を見て「おはようございます！」の挨拶からスタートしないと！って感じですね。
もう一つは、「緊張感がなくなる」という部分にも効果ありです。
お互いの作業予定を宣言し合うことで、自分もちゃんとしなければ！という気持ちを引き出します。
全員のチャットで細かく報告・連絡
次に取り入れたのが、「全員のチャットでより細かく連絡する」ということです。具体的には以下の時点でチャットツールに投稿してもらいます。
- 朝礼終了時、本日の作業リストを投稿（項目と所要時間）
- A：ひとつの作業に着手する時点で「作業開始」の投稿
- B：その作業が終了した時点で「作業終了」の投稿＆進捗状況の投稿（途中でも現状の画像を添付するなど）
- AとBの繰り返し
- お昼休憩の開始を投稿
- お昼休憩の終了を投稿
- AとBの繰り返し
- 退勤時、作業予定に対しての作業結果を投稿（各作業、実際にかかった時間も合わせて記す）
- １日の反省点・学び・気づいたことを投稿
という感じです。
チャットがピコピコとなってうるさいのでは？と思うかもしれませんが、、、正直うるさいです（笑）
もちろん上記に出したタイミング以外でも、業務のやりとりでチャットを使うので、ピコピコとかなりの頻度で通知がなります。
ただ、それぞれの作業状況がなんとなくわかるため、緊張感を持った作業が持続できます。
逆に集中が切れるんじゃないかな？と初めは思っていましたが、やってみると意外と逆でした。
「自分もやらなきゃ！」という気持ちになれる。「自分もみんなにピコピコ鳴らしてやってるところを見せてやる！」という感じ。w
もっと他にいい方法があるのかもしれませんが、現状ではこのやり方でなんとかモチベーション保てている気がします。
こまめなチャット連絡の効果
この方法を取り入れることで前回のデメリットの中の「スタッフのマネジメントがしにくい」の部分が少し改善されています。
また、ひとつの作業が終わって、現状のデザインなどをアップした際には、リアクション（いいね！みたいなの）を付け合ったりもします。
チャットなのでテキストですが、こまめなコミュニケーションにもなっているわけです。
その他のルール
この他にもいくつかルールを設定しています。
- 不明なことはGoogle先生に聞き、それでもわからなければすぐに質問する
- 口頭で伝えることはZOOMかGoogle Meetを依頼する
- たまに立って体操する
などです。上の２つなんかは、「当たり前やん」て思うかもしれません。
でもテレワークになると、相手の姿が見えないので変な気をつかい、「今忙しいかもしれないな」と連絡を遠慮する人もでてきます。
まぁ、「今なんでその質問してくんねん」って正直思うときもありますが・・・w
それでもちゃんとその時に連絡してほしいわけです。（矛盾してるけどな）
残りの課題
さて、まだデメリットを全て解消したわけではありません。
- 運動不足になる
- 作業環境に差が出る
- 機材やセキュリティの問題
このあたりはやっぱりコントロールしずらいです。
まあ、運動不足に関しては、散歩することを義務化して証拠写メでも送ってもらうルールにするとかですかね・・・w
作業環境やセキュリティ問題。これはなかなか難しいところです。
仕事のフィールドが「家」になる以上、半分はプライベートの空間ですし、家のインターネット環境まで会社で見るというのもどうかなと思ったりします。使う機材なども、会社から持ち出せるものはそうしてますが、全てが持ち出せるワケじゃないし・・・。
まだまだ問題は残ってるし、新たな問題も出てくるでしょう。
まとめ
こんな感じで試行錯誤しながらですが、よりチームのみんなが気持ち良い環境で働けるかを考えております。
それができて、お客様に喜んでもらえるサービスを提供できるのだから！！
zoom朝礼にしろチャットにしろ、結局はみんなの「コミュニケーション」が大事だと感じています。
コロナでより一層、「個の時代」に突入しているわけですが、それは「なんでも一人でできること」とは違います。
コミュニケーションをしっかりととることでそれぞれの「個」が出てきて、お互いを尊重することで「チーム」になる。
絶対そうや！
ということで、今日は弊社のテレワーク環境の改善策をご紹介しました。
誰かの参考になり、少しでも役に立ったと思ってもらえれば幸せです！